社内システムを作りたいとき、最初に整理する7項目

最初に、対象にする仕事を一つ決める

いま使っている表、帳票、連絡方法を集め、同じ情報を何度入力しているかを確認します。

「会社全体を効率化する」のような大きな目標だけでは、確認する範囲が広がりすぎます。誰が、いつ、何を受け取り、どこで困っているかを、実際の作業に沿って書き出します。いま使っている表や帳票があれば、作り直さずそのまま確認材料にします。

1入力受け取る情報→2作業担当者と手順→3確認判断する人→4完了保存・共有

具体的に確認する項目

すべてを一度に決める必要はありません。分からない項目には「未確認」と書き、誰がいつ確認するかを決めます。曖昧なまま進めるより、判断待ちの項目を見えるようにした方が作業は止まりにくくなります。

小さく試す手順

1. 対象を決める
   一つの業務と担当者を決めます。
2. 現在の手順を確認する
   資料、入力項目、確認方法を集めます。
3. 一週間から試す
   範囲を広げず、実際の仕事で使います。
4. 結果を記録する
   時間、修正回数、困った場面を残します。
5. 続け方を決める
   担当者、手順、相談先を決めます。

STEP 1対象決定STEP 2現状確認STEP 3試行STEP 4記録STEP 5継続判断

実際の仕事に置き換える例

問い合わせ受付や日報など、入力元を一つにまとめ、一覧表へ自動で集めるところから試します。

確認する場面	確認する内容	残すもの
始める前	対象業務、担当者、期限	業務フロー、入力項目一覧、確認用チェック表
試している間	迷った操作、修正した内容	操作メモ、質問一覧
試した後	続けるか、直すか、やめるか	振り返りメモ、次の担当

よくあるつまずき

最初から範囲を広げすぎる

部署や機能を増やすほど、確認する人と情報が増えます。最初は一つの作業だけで試し、続けられると分かってから範囲を広げます。

担当者と確認者が決まっていない

作る人だけでなく、結果を確認する人も決めます。AIや自動化を使う場合も、最終確認を人が行う場面を残します。

導入した後の記録がない

「便利になった気がする」だけでは、続ける判断ができません。作業時間、修正回数、問い合わせ件数など、確認できるものを一つ決めます。

導入前現在の状態を記録

• 作業時間
• 手戻り
• 対応漏れ
• 担当者の負担

→

導入後同じ条件で比較

• 短くなった時間
• 減った修正
• 防げた漏れ
• 続けられる手順

よくある質問

何から確認すればよいですか？

毎週または毎月繰り返している作業を一つ選び、担当者と使っている資料を確認します。

詳しい担当者が社内にいなくても進められますか？

進められます。現在の作業を説明できる方と、社内で判断できる方がいれば、必要な情報を一緒に整理できます。

最初からシステムを作る必要がありますか？

ありません。手順の見直しや既存ツールの設定だけで改善できる場合もあります。

G-Supportで支援できること

1時間無料体験で現在の仕事を確認し、Gパートナーレンタル、開発・伴走支援、AI実践研修のどれが合うかを整理します。サービスを先に決めるのではなく、困っている作業から確認します。