プロンプトは長く書いた方がよいですか？

長さより、必要な要素がそろっているかが大切です。役割・目的・前提情報・出力形式・制約のうち、足りないものを補うつもりで書くと、短くても伝わるプロンプトになります。

ChatGPTとGeminiで書き方を変える必要はありますか？

基本の考え方は同じで、5つの要素を意識すればどちらでも使えます。ただし、サービスごとに得意なことや画面の機能が違うため、同じテンプレートで試して結果を比べてみるのがおすすめです。

テンプレートに個人情報を入れてもよいですか？

社内ルールで認められた環境以外では、氏名や連絡先などの個人情報は入れないのが基本です。テンプレートには「（相手の名前）」のような空欄を用意し、送信前に人が書き入れる形にすると安心です。

生成AI活用公開2026.06.18 更新2026.10.18 読了目安約8分

生成AIプロンプトの書き方の基本｜業務で使えるテンプレ集

この記事の要点

生成AIへの指示（プロンプト）は、「役割・目的・前提情報・出力形式・制約」の5つの要素を入れると、意図が伝わりやすくなります。
一度で完璧を求めず対話で仕上げる、見本を見せる、指示と素材を区切る、の3つのコツで出力の質がさらに上がります。
メール・要約・アイデア出し・校正・表への整理など、すぐに使えるテンプレートを社内で共有し、資産にしていきましょう。

ChatGPTやGeminiなどの生成AIを使ってみたものの、「ありきたりな答えしか返ってこない」「何度も聞き直しているうちに、自分で書いた方が早くなった」と感じたことはないでしょうか。生成AIの出力の質は、AIへの指示文である「プロンプト」の書き方で大きく変わります。

プロンプトといっても、特別な専門用語や難しい技術は必要ありません。ポイントは、新しく入ったスタッフに仕事を頼むときと同じように、必要な情報をきちんと伝えることです。この記事では、プロンプトの基本と、業務でそのまま使えるテンプレートを紹介します。

プロンプトの基本は「5つの要素」

伝わるプロンプトには、共通して含まれている要素があります。すべてを毎回書く必要はありませんが、出力がいまひとつのときは、どれかが抜けていないかを確認してみてください。

要素	内容	書き方の例
役割	AIにどんな立場で答えてほしいか	あなたは中小企業の総務担当者です
目的	何のための文章・作業か	取引先に納期変更をお知らせするため
前提情報	相手、状況、背景、使ってよい事実	相手は長年の取引先。変更理由は部材の入荷遅れ
出力形式	文字数、箇条書き、表、トーンなど	300字程度、丁寧な敬語、件名もつける
制約・注意	してほしくないこと、守るべきこと	言い訳がましくならないように

特に効果が大きいのは「前提情報」と「出力形式」です。AIは書かれていない事情を推測で補うため、情報が少ないと一般的で当たり障りのない文章になりがちです。逆に、具体的な状況を伝えるほど、実務で使える出力に近づきます。

役割・目的・前提情報・出力形式・制約の5つの要素を組み合わせるイメージ — 5つの要素を意識するだけで、生成AIの出力は大きく変わります

出力の質を上げる3つのコツ

1. 一度で完璧を求めず、対話で仕上げる

最初の出力をたたき台と考え、「もう少し短く」「結論を先に」「専門用語を減らして」と追加で指示を出しながら仕上げていくのが効率的です。生成AIは会話の流れを踏まえて修正してくれるので、最初から長いプロンプトを書くより早く目的の形にたどり着けることもあります。

2. 見本（例）を見せる

「このような書き方で」と過去の文章や型を見せると、文体や構成をそろえやすくなります。ただし、見本に個人情報や取引先の機密が含まれていないかは必ず確認してください。入力してよい情報の線引きは「生成AIの社内利用ルールの作り方」で解説しています。

3. 区切りを明確にする

指示と素材（要約してほしい文章など）が混ざると、AIが取り違えることがあります。「以下の文章を要約してください」と書いたうえで、素材部分を「###」や「—」などの記号で区切ると、意図が伝わりやすくなります。

対話でプロンプトを仕上げるサイクル図。「依頼する」→「出力を確認する」→「足りない点を伝える」→「仕上がる」の4つを円形の矢印でつなぎ、「足りない点を伝える」の横に「もっと短く」「表にして」「相手は初対面」の3つの吹き出し例が並んでいる — 一度で完璧を求めず、出力を見て足りない点を伝える。このやり取りを2〜3回くり返すと仕上がりが良くなります

業務で使えるプロンプトテンプレート集

ここからは、よくある業務でそのまま使えるテンプレートを紹介します。【】の部分を自社の状況に合わせて書き換えて使ってください。

メールの下書き

あなたは【業種】の会社の【担当部署】の担当者です。【相手】に向けて、【目的】のメールを作成してください。状況は【状況の説明】です。丁寧な敬語で、【文字数】程度、件名もつけてください。

文章の要約

以下の文章を、【読み手】が1分で理解できるように要約してください。結論を最初に書き、要点を3〜5個の箇条書きにしてください。
—
【要約したい文章】
—

アイデア出し

【テーマ】について、【対象者】向けのアイデアを10個出してください。それぞれに一言で理由を添え、実行しやすい順に並べてください。

文章の改善・校正

以下の文章を、【読み手】にとって読みやすくなるように改善してください。意味は変えず、誤字脱字の修正と、分かりにくい表現の言い換えを行ってください。変更点も箇条書きで教えてください。

表への整理

以下のメモを、【項目1】【項目2】【項目3】の列を持つ表に整理してください。情報がない欄は「不明」と書いてください。

会議の記録やメール対応にしぼった、より具体的な使い方は「議事録・メール作成を生成AIで時短するコツ」で紹介しています。

テンプレートを「社内の資産」にする

うまくいったプロンプトは、個人のメモに眠らせておくのはもったいないものです。社内で共有できる場所にまとめておくと、AIに不慣れな人でも同じ品質の出力を得られるようになります。

共有の置き場所を決める：Googleドキュメントやスプレッドシートなど、全員が見られる場所に「プロンプト集」をつくります。
業務ごとに分類する：「営業」「総務」「採用」など、探しやすい単位で整理します。
使った感想を書き込めるようにする：「この一文を足すと良くなった」といった改善点を追記していくと、テンプレートが育っていきます。
定期的に見直す：使われていないものは整理し、よく使われるものは目立つ場所に置きます。

こうした仕組みづくりは、生成AIを業務に根づかせるうえで欠かせない取り組みです。導入全体の進め方は「生成AIを業務に取り入れる最初の一歩」もあわせてご覧ください。

注意しておきたいこと

出力内容は必ず確認する：生成AIはもっともらしい誤りを含むことがあります。数字、日付、固有名詞、法律や制度に関する記述は特に注意が必要です。
入力する情報に気をつける：個人情報や社外秘の情報は、社内ルールで認められた範囲でのみ扱いましょう。
サービスごとの違いを理解する：同じプロンプトでも、使うサービスや設定によって出力の傾向は異なります。複数を試し、自社の業務に合うものを選ぶのがおすすめです。

Googleのツールと組み合わせた活用を仲間と一緒に学びたい方は、無料のオンライン学習コミュニティ「G-Labo」もご活用ください。

さらに使える業務別プロンプト例

求人票・募集文のたたき台

【職種】の求人票のたたき台を作成してください。仕事内容は【内容】、働き方は【勤務時間・勤務地など】、求める人物像は【人物像】です。応募を検討している人が、働くイメージを持てるような文章にしてください。事実として書いていない条件は追加しないでください。

社内マニュアルの手順書化

以下のメモをもとに、新しく入った人でも分かる手順書を作成してください。手順は番号つきで、1ステップに1つの作業を書いてください。注意点があれば各手順の下に補足してください。
—
【作業メモ】
—

よくある質問（FAQ）の作成

以下の問い合わせ内容をもとに、お客さま向けのよくある質問を5つ作成してください。質問は短く、回答は2〜3文で分かりやすくしてください。回答の根拠が以下の情報にない場合は「要確認」と書いてください。
—
【問い合わせ内容・回答のメモ】
—

どのテンプレートにも共通するのは、「書かれていないことを付け足さない」「分からない部分は要確認とする」といった制約を入れている点です。こうした一文を加えるだけで、もっともらしい誤りが混ざるのを防ぎやすくなり、確認の手間も減ります。テンプレートは使うたびに少しずつ手を加え、自社の業務に合った形に育てていきましょう。

Google WorkspaceのGeminiで使うときのひと工夫

GmailやGoogleドキュメントの中でGeminiを使う場合も、5つの要素の考え方はそのまま使えます。開いているメールや文書を対象に下書きや書き直しを頼めるので、「前提情報」を貼り付ける手間が減るのが特長です（Gemini in Gmail でメールの下書きを作成する）。

相手と目的を一言添える：「取引先への日程調整のお願い。丁寧だが簡潔に」のように伝えます。
入れてほしい事実を箇条書きにする：日付・場所・金額など、間違えてはいけない情報は自分で書き、AIに推測させないようにします。
出力のあとに書き直しを頼む：「もっと短く」「やわらかい表現に」など、追加の指示で仕上げます。

アプリごとにできることは「Google WorkspaceのGeminiでできること」で紹介しています。

よくある質問

プロンプトは長く書いた方がよいですか？: 長さより、必要な要素がそろっているかが大切です。役割・目的・前提情報・出力形式・制約のうち、足りないものを補うつもりで書くと、短くても伝わるプロンプトになります。

ChatGPTとGeminiで書き方を変える必要はありますか？: 基本の考え方は同じで、5つの要素を意識すればどちらでも使えます。ただし、サービスごとに得意なことや画面の機能が違うため、同じテンプレートで試して結果を比べてみるのがおすすめです。

テンプレートに個人情報を入れてもよいですか？: 社内ルールで認められた環境以外では、氏名や連絡先などの個人情報は入れないのが基本です。テンプレートには「（相手の名前）」のような空欄を用意し、送信前に人が書き入れる形にすると安心です。

まとめ

プロンプトは「役割・目的・前提情報・出力形式・制約」の5つを意識すると伝わりやすくなります。
一度で完璧を求めず、対話しながら仕上げるのが効率的です。
見本を見せる、指示と素材を区切るといった工夫で、出力の質はさらに上がります。
うまくいったプロンプトはテンプレートとして共有し、社内の資産にしていきましょう。

まずは今日の業務の中から一つ選び、テンプレートを使って試してみてください。小さな成功体験の積み重ねが、AIを日々の実務に取り入れる一番の近道です。

参考資料・出典

製品や制度の内容は変更される場合があります。公開日・更新日とあわせて、各公式資料の最新情報をご確認ください。

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この記事を書いた人

株式会社善 / 善のAX研究所

福祉の現場から始まった株式会社善が運営するコラムです。AI・Googleツール・業務改善について、日々の実務に役立つ考え方をお届けします。

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