Google フォームで写真を添付できますか？

できます。フォームの「ファイルのアップロード」の質問を使うと、写真を添付できます。ただし、回答する人が Google アカウントにログインしている必要があり、ファイルはフォームのオーナーの Google ドライブに保存されます。

Google フォームとAppSheet、どちらから始めるべきですか？

まず入力して一覧にためるだけなら Google フォームから始めるのがおすすめです。お客様・機器・点検履歴を結びつけて画面で見たい、オフラインの現場でも入力したいなど、要望が増えてきたら AppSheet を検討しましょう。

報告書のPDFも自動で作れますか？

作れます。スプレッドシートの記録をドキュメントのひな形に差し込んでPDFにする仕組みを、GAS や AppSheet の機能で作れます。報告書の書式を先に決めておくと、作る作業がスムーズです。

現場の職人さんが入力してくれるか心配です。

入力の手間を最小限にすることが大切です。選択式の項目を増やし、写真を撮るだけで済む項目を作り、最初は少数の現場で試して、使いにくい点を直してから全体に広げましょう。

Googleツール活用公開2026.11.12 読了目安約6分

設備工事の現場報告・点検記録をアプリ化する｜Googleフォーム・AppSheetで報告書づくりを減らす

この記事の要点

設備工事・住宅設備の施工会社は、現場報告と点検記録を「スマホで入力 → スプレッドシートに自動で記録 → 報告書を自動で作成 → 事務所とお客様に共有」の流れにすると、事務所での打ち直しや写真の貼り付けを大きく減らせます。
Google フォームなら手持ちの Google アカウントで小さく試せ、写真や一覧の管理まで必要なら AppSheet で業務アプリにする方法があります。
成功のコツは、入力項目を先に決め、選択式を増やすことです。ITツールの導入には「デジタル化・AI導入補助金2026」が使える場合があります。

給湯器やエアコン、水まわりの設備工事、定期点検の仕事では、「現場で紙に書いた報告書を、事務所で打ち直す」「写真を探して報告書に貼る」「お客様に郵送・FAXする」といった作業が毎日発生します。件数が増えるほど、事務所の負担と、記入漏れ・送り忘れが増えていきます。

この記事では、設備工事会社・住宅設備の施工会社が、現場報告と点検記録をスマホで入力する仕組みに変える方法を、Google フォームと AppSheet を例に紹介します。建設業全体の事務作業の減らし方は「建設業の時間外労働の上限規制にDXで対応する」もあわせてご覧ください。

紙の現場報告で起きている3つのムダ

打ち直し：手書きの報告書を、事務所でパソコンに入力し直している。
写真探し：担当者のスマホから写真を集め、報告書に貼り付けている。
情報が残らない：機器の型番や前回の点検結果を、紙のファイルから探さないと分からない。

一度デジタルで入力すれば、記録・報告書・次回の点検予定まで同じデータから作れます。これが現場報告をアプリ化するいちばんの効果です。

スマホ入力にしたときの流れ

現場でスマホ入力：作業が終わったら、その場で入力し、作業前・作業後の写真を添付します。
スプレッドシートに自動で記録：入力内容が一覧にたまり、お客様別・機器別に検索できます。
報告書を自動で作成：決まったひな形に差し込んで、PDFの報告書を作ります（GASやAppSheetの機能で自動化できます）。
事務所とお客様に共有：報告書をメールや共有リンクで送ります。事務所は一覧で進み具合を確認できます。

Google フォームとAppSheetの違いと選び方

比べる点	Google フォーム＋スプレッドシート	AppSheet
向いている使い方	まず小さく試したい、入力して一覧にためたい	お客様・機器・点検履歴を結びつけて管理したい
写真	ファイルのアップロードで添付（回答者のGoogleアカウントでのログインが必要）	アプリの中で撮影・添付しやすい
前回の記録を見る	スプレッドシートで検索する	アプリの画面で、お客様や機器ごとに履歴を表示できる
始めやすさ	とても始めやすい	設計が必要。外部に依頼する会社も多い

フォームの作り方はGoogle 公式ヘルプ「Google フォームの使い方」、AppSheet の始め方はAppSheet ヘルプ「AppSheet の使用を開始する」で確認できます。AppSheet のライセンスは組織向け AppSheet ライセンスについてに説明があり、契約している Google Workspace のプランによって使える範囲が異なります。自社で作るか依頼するかは「AppSheetで業務アプリを作る：自社で作るか依頼するかの判断基準」で整理しています。

最初に決める入力項目

アプリづくりで一番大切なのは、ツール選びより「何を入力するか」を先に決めることです。いまの紙の報告書を見ながら、項目を書き出してみましょう。

点検・施工報告の入力項目のチェックリストの図。「現場名・お客様名（一覧から選ぶ）」「作業日・担当者」「作業の種類（選択式）」「機器の型番・製造番号」「作業前・作業後の写真」「点検結果（良好・要注意・要交換）」の6項目が並び、下に「選択式を増やすと、入力も集計も楽になる」の帯がある — 選択式の項目が多いほど、現場の入力が速くなり、集計もしやすくなります

一覧から選ぶ：現場名・お客様名・担当者は、手入力ではなく一覧から選ぶと表記ゆれが起きません。
選択式にする：作業の種類や点検結果は選択肢にします。「その他」の欄を1つ残しておくと現場で困りません。
写真は枚数と撮る場所を決める：「作業前・作業後・銘板（型番が分かる部分）」のように決めておくと、報告書がそろいます。
次回の予定：点検の周期が決まっている機器は、次回の点検予定日も記録し、案内に使います。

お客様の住所や電話番号などの個人情報を扱うため、共有する範囲と権限も最初に決めておきます。考え方はIPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」が参考になります。

住宅の前で設備の点検を終えた作業員がスマホで報告を入力し、事務所のスタッフがパソコンで受け取り、お客様がスマホで報告を確認している様子をつないだイラスト — 現場・事務所・お客様が同じ記録を見られるようになります

生成AIを組み合わせるとできること

現場で話した内容の音声メモを文字にして、報告書の「作業内容」欄の文章に整える。
点検結果から、お客様向けの分かりやすい説明文（交換をおすすめする理由など）の下書きを作る。
たまった点検記録から、故障の多い機器や時期の傾向を要約する。

どれも最終的な内容は人が確認してから送ります。GAS と Gemini API を組み合わせた自動化の例は「GAS×Gemini APIで問い合わせを自動要約する仕組み」で紹介しています。

使える補助金・助成金

ITツールの導入には、中小企業向けの「デジタル化・AI導入補助金2026」（旧：IT導入補助金）が使える場合があります。公式サイトによると、通常枠の補助率は原則1/2以内（最低賃金近くの事業者は2/3以内）、補助額は1プロセス以上で5万円〜150万円未満、4プロセス以上で150万円〜450万円です（デジタル化・AI導入補助金2026 通常枠）。対象となるツールや申請の締め切りは、必ず公式サイトの最新情報で確認してください。

社員がツールの使い方やデジタルの知識を学ぶ研修には、厚生労働省の人材開発支援助成金（事業展開等リスキリング支援コースなど）を検討できます。株式会社善では、ご希望に応じて社会保険労務士（社労士）をご紹介できます（申請は事業主様または専門家が行い、受給を保証するものではありません）。制度の一覧は「中小企業のDX・AI活用に使える補助金・助成金の早見表【2026年度】」にまとめています。

株式会社善の「ゼンシン」の業務アプリ・システム開発では、現場の流れを見せていただいたうえで、Google フォームや AppSheet、GAS を使った報告・点検の仕組みづくりをお手伝いしています。作ったあとの運用は「業務アプリを作ったあとの保守はどうする？」も参考にしてください。

よくある質問

Google フォームで写真を添付できますか？: できます。フォームの「ファイルのアップロード」の質問を使うと、写真を添付できます。ただし、回答する人が Google アカウントにログインしている必要があり、ファイルはフォームのオーナーの Google ドライブに保存されます。

Google フォームとAppSheet、どちらから始めるべきですか？: まず入力して一覧にためるだけなら Google フォームから始めるのがおすすめです。お客様・機器・点検履歴を結びつけて画面で見たい、オフラインの現場でも入力したいなど、要望が増えてきたら AppSheet を検討しましょう。